zasoby-zewnetrzne.mazowsze.pl

Najważniejszą kwestią jest odpowiednie zmotywowanie pracownika do efektywnej pracy i osiągania coraz to lepszych wyników. Motywowanie rozpoczyna się już od pierwszego dnia pracy. Zatem nie mniej ważne od tego, kogo i jak pozyskujemy do pracy w naszym przedsiębiorstwie, jest umiejętne zaadaptowanie nowego pracownika. Musi to być działanie konkretne i systematyczne, a więc zaplanowane. Podczas przebiegu procesu adaptacji funkcjonować musi rzetelny i szczery monitoring dotyczący konsekwencji w jego kontynuowaniu. Wskazane jest, aby przynajmniej raz w tygodniu odbywała się rozmowa kierownictwa firmy z pracownikiem poddanym procesowi adaptacji. Rozmowę może przeprowadzić jego bezpośredni przełożony sam lub z kierownikiem HR. W mniejszych firmach wskazane jest osobiste zainteresowanie szefa zakładu.

Aby każdy pracownik podjął decyzję o pracy w naszej firmie, a przede wszystkim jak najszybciej wdrożył się do niej i wkładał tyle serca, entuzjazmu i swoich umiejętności w handel, ile to tylko możliwe – musi czuć się dobrze w miejscu pracy, polubić je i, co najważniejsze, biegle poznać swoje obowiązki oraz wszelkie tajniki, związane z pracą na danym stanowisku w tej, konkretnej firmie. Temu właśnie powinien służyć, sporządzany dla konkretnego pracownika, plan adaptacyjny, po zrealizowaniu którego, „nowicjusz” zna firmę, swoje obowiązki, kulturę organizacyjną, klientów, techniki sprzedaży itd.
Z praktyki funkcjonowania firmy i z rozmów z nowo zatrudnionymi wiem, że w pierwszych dniach pracy najistotniejszym elementem jest: Zapoznanie „nowego” z współpracownikami.
Największe emocje u nowo zatrudnionych w pierwszych dniach pracy rodzą nie procedury, instrukcje, wymagania, labirynty pomieszczeń, złożoność schematu organizacyjnego itd., lecz LUDZIE. Jest to całkiem zrozumiałe. Nowy pracownik chce się zorientować, z kim będzie współdziałał, z kim będzie obcował przez 1/3 swojego życia w danym okresie. Znając zasadę wywierania pierwszego wrażenia, która mówi, że w ciągu pierwszych ok. 20 sekund kontaktu z nowo widzianym człowiekiem świadomie i nieświadomie mózg nasz dokonuje oceny i „zaszufladkowania” typu osobowości. Bardzo ważne jest odpowiednie powitanie ”nowego”, zapoznanie z innymi pracownikami firmy, a przede wszystkim członkami zespołu, w którym będzie pracować. Życzliwość okazana nowicjuszowi w pierwszych godzinach, a nawet, wg wspomnianej teorii, sekundach i minutach jego pracy, może mieć kapitalne znaczenie dla przebiegu procesu adaptacyjnego, gdyż dzięki wzajemnej serdeczności plan adaptacji może zostać skrócony np. o miesiąc. W obecnie trudnych dla polskich firm warunkach ten miesiąc pozwala na szybsze przeszkolenie i zaangażowanie w pracę, co może mieć duże znaczenie dla firmy.

Program adaptacyjny, w zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, tworzony jest przez dział personalny lub organizacyjny w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym nowo zatrudnionego, na którym to spoczywa największa odpowiedzialność za poprawne wdrożenie nowego pracownika do pracy w firmie. Powinien on czuwać nad całym procesem adaptacyjnym i koordynować pracę opiekunów i coachów przydzielonych poszczególnym pracownikom nowo zatrudnionym oraz wszystkim innym, którym opieka starszego stażem pracownika (coacha) jest niezbędna. Dobrze przeprowadzona adaptacja i sprawny coaching skraca czas i ilość popełnianych przez pracownika błędów. Brak opiekuna jest częstym błędem procesów adaptacji. Każdy nowy pracownik powinien mieć coacha-opiekuna, do którego będzie się mógł zawsze zwrócić z pytaniami i wątpliwościami i który odpowiedzialny byłby za nawiązanie dobrej współpracy nowego z innymi pracownikami. Jeżeli nie przydzielimy nowemu nikogo konkretnego, a pozostawimy mu do dyspozycji wszystkich pracowników,, może ta sytuacja doprowadzić do tego, że w praktyce nowy pracownik czuje się pozostawiony sam sobie: sam musi rozpoznawać procedury i stosunki, panujące w firmie, zwyczaje i procesy komunikacji interpersonalnej. Wiadomo, „zespołowa odpowiedzialność” z reguły „rozmywa się” i summa summarum, nikt do odpowiedzialności się nie poczuwa. Taka sytuacja odbija się niekorzystnie na firmie, gdyż nowy pracownik popełnia większą ilość błędów, zmniejsza sprawność przepływu informacji wewnątrz firmy, traci zaufanie do firmy.

Bardzo ważnym celem odpowiednio przeprowadzonego procesu wdrażania jest budowanie postawy lojalności pracownika wobec firmy. Dlatego należy unikać typowych błędów w procesie adaptacyjnym, gdyż albo pracownik nie będzie wykorzystywał całego swojego potencjału umiejętności i zaangażowania, albo po prostu prędzej czy później odejdzie.

Nie należy nigdy nowo zatrudnionemu składać niemożliwych do spełnienia obietnic, obojętnie, czegokolwiek by one dotyczyły: zwiększenia pensji po okresie próbnym (jeżeli nie praktykujemy takich podwyżek), dodatkowych premii (jeżeli ich nie będzie), możliwości awansu (jeżeli nie przewidujemy ich w ścieżce kariery handlowca) itd. Przyrzeczenia takie powodują w sytuacji ich niespełnienia pojawienie się postawy roszczeniowej, poczucie braku zaspokojenia jego potrzeb, co prowadzi w końcu do frustracji i braku zaufania wobec przełożonych i pracodawców. Więzy lojalności z firmą pękają i pracownik szuka innej pracy.

Przełożeni muszą pomóc nowo zatrudnionemu poznać i zaakceptować kulturę organizacyjną firmy oraz tak ukształtować jego zachowania, aby „w nią wszedł” i dobrze się tu czuł. Pracownik powinien jak najlepiej i możliwie szybko opanować obowiązujące wzorce i standardy zachowań współpracowników wobec siebie i względem otoczenia. Powinien zapoznać się z wewnętrznymi przepisami i regulaminami, odszyfrować nieformalne zasady współżycia z pracownikami i Klientami. Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie nowicjusza w kulturę organizacyjną ma być właśnie bezpośredni przełożony. Nie zawsze oznacza to, że on sam – osobiście – prowadzi, doradza, tłumaczy i pokazuje firmę „nowemu”. Może wyznaczyć innego pracownika jako opiekuna, który zajmuje się praktycznym wprowadzaniem nowego „nabytku” do pracy i, do którego „nowy” może zawsze się zwrócić z prośbą o pomoc czy radę. Kierownik pełni wówczas funkcję nadzorczą nad prawidłowym przebiegiem procesu adaptacji.

Niekorzystnym zjawiskiem zachodzącym podczas wdrażania nowicjusza jest niejasne przedstawienie zakresu obowiązków. Nowy pracownik nie bardzo wie, co właściwie do niego należy, kim i czym ma się zająć itd. Sam stara się wyznaczać sobie zadania, co często prowadzi do straty czasu, energii, a więc i pieniędzy.
.
Adaptacja nowego pracownika polega również na informacji zwrotnej o jego pracy. Nowicjusz oczekuje na sygnały związane z tym, co wykonuje poprawnie, a jakie obszary jego działania powinny ulec korekcie. Chce być partnerem zarówno dla innych, w tym również dla swojego przełożonego. Dlatego adaptacja powinna objąć również szczere rozmowy z „młodym” pracownikiem, aby obopólnie ustalić, jak się czuje w firmie, jak współpracuje mu się z innymi, jakie zadania sprawiają mu najwięcej kłopotu, czy ma jakieś propozycje usprawnień itp. Rozmowa taka powinna przebiegać w klimacie zaufania i partnerstwa. Takie spotkanie winno zakończyć proces adaptacji.


Przewodnik dla Nowo Zatrudnionych

1. Powitanie nowego pracownika przez Szefa firmy
2. Wizja rozwoju firmy
3. Misja i cele firmy
4. Strategia firmy
5. Krótka historia firmy
6. Opis branży, w jakiej zakład działa
7. Struktura organizacyjna
8. Przepisy wewnętrzne (regulaminy, procedury, instrukcje, formularze itp.)
9. Jak funkcjonują poszczególne działy
10. Regulacje dotyczące dyscypliny pracy
a) zasady wyjść z pracy w sprawach służbowych
b) zasady wyjść z pracy w sprawach prywatnych
c) czas pracy, przerwy, dni wolne, zwolnienia, urlopy itp.
d) plan zastępstw
11. Sprawy socjalne
a) opieka lekarska
b) świadczenia socjalne (wczasy itp.)
c) ubezpieczenia
d) pożyczki
12. Przepisy BHP
13. Zasady wynagradzania
a) składniki wynagrodzenia
b) nagrody pieniężne
c) dodatkowe składniki wynagrodzenia (katalog nagród i wyróżnień, zasady konkursu na Pracownika Miesiąca.
14. Aktualna oferta handlowa
15. Materiały promocyjne
16. Public relations firmy
17. Informacje o ocenach okresowych
18. Informacje o szkoleniach
19. Spotkania zespołów roboczych
20. Wykaz telefonów do poszczególnych jednostek w firmie
21. inne wg uznania.


ZPChr. FART-POL & SENEKA
Zbigniew Berent